グループでのメールのやり取りとシステムベンダー

ＩＴコーディネータですので、たまには、それっぽいお話しも。
給与計算をラクにするコンサルタント、戦略人事研究所です。

実は、別に所属する団体があり、そこでのグループでのメールのやり取り。基本は、メーリングリストで行っています。

管理者の方は、事業所のネット関係のシステムをベンダーさんにおまかせしているそうで、それでひと言伝えました。

●メールは、ＣＣではなく、ＢＣＣを使ってください。
数十人規模でのグループのため、メルアドだけでズラズラ状態です。「共通認識を持っているため」というのがＣＣの使用理由だそうですが、一度も「グループの他のメンバーに知らせて良い」と認めたことはありません。個人情報についての認識が不足しているのか、私が厳しいのか。ただ、数十名のメルアドが連なっているのは、ちょっと、どうでしょう？せいぜい３，４名がＣＣの限界かなと個人的には思います。
（ＣＣ、ＢＣＣは、全角表示しています。）

●メールは、HTMLでなく、テキストメールにしてください。
ビジネスメールで飾ったメールは、不要です。ＤＭメールではありませんから。内容はテキストで十分ですし、テキスト以外で表現されていたことはありません。セキュリティ的にも、少々問題有りですよね。

●添付ファイルが多いのですから、メーリングリストでなく、グループウエアなどのご利用はどうでしょうか。
ＭＬでもブリーフ機能などを使えばよいのですが、いっそのこと、無料のツール、例えばサイボウズLive、CHATWORKなら、既登録者も多いでしょうから良いと思いますが。

「お願い」をしたキッカケは、「添付ファイルのパスワード」を「メルアドズラズラにちょろっとパスワード」メールで送られてきたからです。システムベンダーさんに設定してもらったそうで、それが、です。

ビジネスの要件だけのメールに、HTMLメールを送ってくるシステムベンダーさんやソフトハウスさんは、「ホンマに、知ってますのん」と思ってしまいます。

私も「給与計算をラクにする」ことには詳しいつもりですが、「人の振り見て我が振り直せ」です。

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